Negli ultimi anni si è parlato molto di evento ibrido, ma in Italia ci sono sempre state molte perplessità al riguardo, a differenza di altri luoghi nel mondo, come gli USA dove è già ampiamente diffuso. Qualcuno ha sollevato molti dubbi circa il costo dell’organizzazione, altri pensavano che non fossimo ancora pronti.
L’emergenza sanitaria causata dal Covid-19, tuttavia, ha cambiato il nostro modo di relazionarci col mondo e con le persone che ci circondano, specie nell’ambito degli eventi e dei congressi. Durante il lock down la modalità online è stata ampiamente utilizzata e, ora che ci avviamo verso la ripartenza, l’evento ibrido potrebbe essere la soluzione.
Evento ibrido: cos’è?
Si tratta della combinazione tra il classico evento in presenza e quello virtuale, diventato pane quotidiano durante il lock down. La peculiarità di questo format è che i partecipanti da remoto vivranno, nello stesso momento in cui si svolge, la medesima esperienza di coloro che stanno assistendo dal vivo.
Magari può sembrare un po’ complicato, in realtà non è così. Basti pensare a una conferenza stampa di quelle indette dal Governo in questi ultimi mesi: parte dei giornalisti si trovavano in una sala con il Presidente del Consiglio o i Ministri e nel frattempo avveniva la trasmissione in streaming visibile a tutti i cittadini e a cui i colleghi fuori Regione, potevano intervenire per fare domande. Ecco, il concetto è lo stesso! Facile, no? E anche vantaggioso.
Quali sono i vantaggi?
Oggi, dopo mesi di chiusura, possiamo tornare a spostarci in Italia e all’Estero senza troppe limitazioni. Inoltre a seguito del Decreto Legge n. 33 del 16 maggio 2020 (art. 1, comma 10) con successive linee guida chiarificatrici dell’1 giugno 2020, si possono organizzare riunioni e meeting in presenza, sebbene sia consigliato prediligere la modalità web. Sempre tenendo presente il numero congruo di persone e il distanziamento sociale.
Il che è molto limitante sia per chi vorrebbe partecipare, sia per chi deve organizzare. Scegliendo l’evento ibrido si può aggirare il problema ottenendo ottimi risultati, rispettando le regole, agendo in sicurezza e offendo un’esperienza completa a un numero potenzialmente illimitato di persone. Infatti, se in presenza si può fare, ma in pochi, sul web può collegarsi chiunque, da qualsiasi parte del mondo.
Consideriamo poi un altro aspetto: come in molti amano presenziare a un evento, altri invece non possono permettersi di assentarsi dal luogo di lavoro per un’intera giornata per partecipare a due o tre ore di meeting. E quindi, se esiste la modalità online, la prediligono. Organizzando un evento ibrido si può intercettare il doppio del pubblico, con conseguente aumento dell’engagement.
Al di là di tutto questo, una cosa è certa: l’organizzazione richiede tempo, tanto impegno e una regia che sia sul pezzo. Oltre a una location adatta.
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