Mai come in questo periodo abbiamo utilizzato termini come webinar e web meeting. Ma cosa sono esattamente? Come si organizzano?
Webinar e Web Meeting: quale scegliere?
Per rispondere a questa domanda occorre dare una definizione a entrambi i termini. Web meeting può essere tradotto in italiano come “incontro virtuale”. Negli ultimi mesi questo nuovo modo di socializzare ci ha accompagnato giorno dopo giorno, nell’attesa di riprendere con le vecchie abitudini. Grazie alle vecchie e nuove piattaforme online si sono organizzate riunioni di lavoro, aperitivi, addirittura cene, stando nel salotto di casa propria, sul balcone, in giardino e, per i più fortunati, nello studio ricavato in una stanza mai utilizzata. Un termine, dunque, dalle mille sfaccettature che abbraccia diversi campi: dal lavoro allo sport, passando per il tempo libero.
Il webinar, invece, è un evento di formazione virtuale. Insomma, un seminario che si tiene online anziché in una sala congressi, in un’aula universitaria o in qualsiasi spazio che preveda la presenza fisica dei partecipanti. Questa modalità, già sdoganata all’estero, ha fatto capolino anche in Italia e si è diffusa come mai prima dato che, finalmente, ne sono stati riconosciuti i vantaggi.
I vantaggi della formazione virtuale
Il primo fattore è sicuramente il tempo: normalmente, partecipare a un seminario significa “perdere” almeno una mezza giornata di lavoro, tenendo conto di spostamenti, traffico, inconvenienti. Il webinar, invece, può essere seguito direttamente dall’ufficio, da casa, da un qualsiasi posto in cui ci sia una connessione a Internet. Ciò significa che anche il pubblico potrà essere più vasto, dato che chiunque si può collegare, anche se si trovasse oltreoceano (in quel caso, però, occhio al fuso orario!).
Dunque zero preoccupazione per spostarsi in macchina o con i mezzi che, proprio quel giorno, saranno in ritardo, niente ansia per cercare parcheggio: basta solo accendere il pc. Il che, se ci pensiamo, fa bene anche all’ambiente: meno macchine in giro significa, infatti, meno inquinamento. E questo lo abbiamo notato proprio durante il lock-down: probabilmente in Lombardia non c’era così poco smog da cinquant’anni!
Per chi organizza il webinar, inoltre, non ci sarà il problema delle distanze di sicurezza da far mantenere ai partecipanti, degli ingressi contingentati, della prova della temperatura, di guanti, mascherine e dispenser per il gel igienizzante. Insomma, easy, no? Basta non improvvisare.
Organizzare un webinar
Ora che abbiamo visto i vantaggi, possiamo passare all’organizzazione vera e propria. Prima di tutto è importante sottolineare che l’improvvisazione non è ammessa. Occorre pensare ai minimi dettagli, tutto deve essere perfetto. E proprio per questo è consigliabile affidarsi a dei professionisti del settore che siano in grado di predisporre tutte le attrezzature necessarie e che possano guidare il cliente passo a passo.
Spesso si pensa che per organizzare un webinar basta registrarsi su una piattaforma e mandare l’invito a collegarsi ai partecipanti. Niente di più sbagliato. Occorre essere professionali, curare l’immagine, il suono, le luci, la connessione. A nessuno piacerebbe sentire i classici “non ti sento”, “non ti vedo”, “salta la voce”. Si possono forse accettare ad un a un incontro online con gli amici, non ad un incontro di lavoro. Per questo motivo è di fondamentale importanza scegliere la piattaforma giusta, professionisti qualificati e la location più adatta, dotata di una connessione stabile e di tutte le strumentazioni tecniche necessarie affinché il live streaming diventi un successo.
Scegli la qualità
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